Se você quer participar de uma Feira nos EUA, você deve conhecer o tipo de público que visita aquela Feira. Geralmente o organizador de uma Feira nos EUA pode lhe enviar:

• A relação dos expositores da última Feira.
• Dados (demográficos) do público que visitou a última Feira e a estimativa do número de visitantes à Feira este ano.

Se você participa de diversas feiras por ano, pode valer a pena ter seu stand próprio. Você pode comprar um stand desmontável, que é transportado como bagagem acompanhada em vôos domésticos e internacionais. Esse tipo de stand é durável, pode ser montado por uma pessoa em meia hora, e dá uma boa apresentação, desde que equipado com luzes e material gráfico. Mas tome cuidado pois você pode depender de ajuda para carregar amostras, materiais e outros itens mais pesados.

Se você quer stands maiores ou não quer o trabalho de montar, então você deve contratar uma empresa especializada, que faz o trabalho de montagem e desmontagem.

Como muitos visitantes se registram com bastante antecedência, os organizadores de eventos fornecem relações dos visitantes aos expositores, 1 a 3 meses antes da Feira.

Obtenha essas listas e envie convites por mala direta aos visitantes que lhe interessam, informando-os sobre sua linha de produtos, sua empresa e seu stand na Feira. Use e-mail, que permite mala direta a custo mínimo. Verifique se esse trabalho é feito diretamente pelo organizador da Feira, como parte das atividades de promoção do evento.

Se você for enviar convites a potenciais clientes, faça-o com pelo menos 1 mês de antecedência. Convide todos seus clientes atuais e do passado; os convites podem incluir brincadeiras (para incentivar) - por exemplo envie um brinco e diga que o outro será entregue na Feira.

Clientes importantes devem ser convidados a visitar o stand em horários menos tumultuados, ou em horário pré-determinado. Envie entradas gratuitas para clientes ou visitantes VIP.

Propaganda em revistas do setor nos EUA, antes da Feira, pode ser muito eficaz e de baixo custo. Cópias coloridas desses anúncios podem ser enviadas junto com os convites aos clientes-alvo e podem ser distribuídas na própria Feira. Em Feiras regionais é comum que a maioria dos visitantes fique em certos hotéis, aos quais você pode pedir que o hotel distribua seus materiais a cada quarto ou permita que seus materiais fiquem disponíveis na recepção.

Geralmente os organizadores fazem divulgação da Feira e de seus expositores. Procure saber quais são estas atividades promocionais e não deixe de aproveitar este serviço, que muitas vezes faz parte do pacote que você já comprou.

Folhetos, catálogos e outros materiais impressos devem ser providenciados com a devida antecedência. É possível imprimir materiais nos EUA, desde que alguém local lhe ajude e haja um bom controle de qualidade. Fotos e textos, arte final e impressão nem sempre saem perfeitamente corretos quando são feitos com urgência. Tanto quanto possível, tente manter o visual do material impresso em harmonia com as cores e design do stand.

O visitante precisa saber quem é sua empresa e o que ela faz. Se ele não tiver tempo de parar, pegará um folheto e mais tarde o lerá; por isso, o folheto ou catálogo deve ser bem claro e apresentar bem a empresa e seus produtos. Às vezes é bom ter dois tipos de catálogos; um mais completo e elaborado, e outro mais simples; entregue os catálogos completos somente a clientes sérios. TODOS materiais impressos da empresa devem ter dados para contatos: nome, endereço, telefone, fax, e-mail e o website na Internet. E tudo em inglês comercial perfeito.

Tenha sempre uma lista de preços (em dólares), indicando o que está incluído (opções, embalagem, frete, seguros, internação nos EUA, etc.) e se há custos adicionais.

Se a política da sua empresa é não entregar listas de preços durante a Feira, então (a) tenha blocos com o logotipo da empresa e telefone / e-mail, para entregar cotações informais ao visitante, ou (b) explique exatamente ao visitante como obter uma cotação formal.

O stand precisa de fotos, posters, logotipos, e outros artigos visuais: são esses itens que vão chamar a atenção dos visitantes. Stands atraentes têm muitas cores, muita luz e mostram com clareza o nome da empresa, o que ela faz e as vantagens de seus produtos.

Cuidado com posters do Brasil - evite fotos de florestas, de animais selvagens e de assuntos que não têm nada a ver com seu produto. Muitos americanos acham que no Brasil só há florestas; não reforce esse engano.

Se você optar por oferecer brindes, escolha um tipo que reforce a mensagem de vendas; brindes devem fazer com que a empresa seja lembrada.

O tipo de brinde deve estar ligado aos produtos da empresa e sempre deve ter o nome da empresa e forma de contato (telefone, fax, e-mail, website). Se você vai entregar brindes, tenha dois ou três "níveis" de brindes, reservando o melhor para pessoas importantes. Você também pode distribuir uma bonita sacola de plástico ou papel - não dura muito, mas pode ser propaganda "ambulante" durante a Feira, o que (espera-se) acaba criando tráfego para seu stand.

Cada pessoa deve ter seu nome facilmente legível num crachá da empresa, de preferência de metal ou plástico. Evite os crachás vagabundos que a feira distribui aos expositores.

Nos EUA as pessoas são conhecidas pelo seu sobrenome, portanto não esconda o seu e evite apelidos. Na Feira você é "Mr. Pedro Ferreira' e não o "Pedrão".

Participar em Feiras é um bom investimento, pois o resultado pode ser muito grande. Quanto antes você decidir, mais econômica fica sua participação. Para preparar um orçamento, use estas categorias de custos:

• Aluguel do espaço, incluindo taxas e impostos.
• Construção, compra ou aluguel do stand. Inclua uma margem para imprevistos.
• Transporte (ida e volta) do material do stand, incluindo todo material gráfico, amostras, materiais promocionais, etc.
• Montagem do stand, instalação da parte elétrica, plantas, limpeza, carpetes, aluguel de equipamentos, etc.
• Promoções - antes e durante a Feira, tal como envio de convites, propaganda, brindes, etc.
• Recepção de clientes e pessoal VIP, incluindo refeições, hotel, ingressos, etc.
• Viagens e despesas do pessoal que trabalhará na Feira.
• Material e amostras enviados a visitantes interessados, após a Feira.
• Imprevistos - adicionar 10% a 15% do total dos itens acima.