A decisão de quem vai representar sua empresa em uma Feira nos EUA é muitas vezes difícil. Pessoas não fluentes em inglês não devem ir - a não ser que tenham conhecimento ou autoridade necessários para o sucesso da Feira.

Os melhores candidatos:

• Têm bom conhecimento da empresa e das linhas de produtos.
• Sabem expor produtos a um desconhecido, em inglês.
• Têm autoridade para tomar decisões.
• São auto-suficientes e não dependem de secretárias ou assistentes.
• Sabem que "Feiras" e "férias" não são a mesma coisa.
• Sabem falar, ler e escrever inglês com fluência.
• Têm experiência em viajar e fazer negócios nos EUA.

Quanto mais complexo e técnico é seu produto, mais vantajoso é vir pelo menos um representante oficial da empresa. Em casos extremos, é preferível ter, po exemplo, um engenheiro com intérprete do que alguém fluente em inglês mas que não consegue responder perguntas técnicas.

Para empresas que vendem produtos menos complexos e cuja compra não depende de elaboradas discussões técnicas, pode ser viável contratar pessoal qualificado nos EUA, desde que haja um período de treinamento sobre a empresa e seus produtos.

Não existe um número "ideal", pois cada caso é diferente. Cada empresa deve sempre ter pelo menos 1 ou 2 representantes no stand durante a Feira, mas esse número varia com os seguintes fatores:

• Duração da feira (dias e horas por dia)
• Tamanho do stand
• Complexidade dos produtos expostos
• Magnitude da linha de produtos
• Tempo médio de uma apresentação ou contato de vendas
• Quantidade de amostras ou produtos em sua linha
• Quantidade de visitantes que a Feira atrai
• Quantidade de pessoas especialmente convidadas por sua empresa
• Qualidade da localização e da apresentação do stand
• Número de outras empresas que compartilham o stand

• Indumentária: cada representante deve ter um número suficiente de roupas (ternos, camisas de manga comprida e gravatas; vestidos/tailleurs e acessórios neutros) adequados ao local e época da Feira. O inverno nos EUA é muito mais frio do que no Brasil, portanto pode ser necessário um sobretudo de lã, luvas, sapatos impermeáveis (para andar na neve) e/ou outros itens. Dar especial atenção ao conforto dos sapatos, pois o pessoal deverá estar em pé ou andando durante muitas horas.
• Transporte aéreo: faça suas reservas com a devida antecipação e planeje a viagem de tal forma a ter uma certa margem de segurança - não chegue a um local em cima da hora. Para viagens dentro dos EUA, seu pessoal tem que saber mudar vôos se preciso.
• Transporte terrestre: decida de antemão como seu pessoal vai se locomover do aeroporto ao hotel e ao local do evento. Em algumas cidades é melhor usar taxis, em outras é mais prático e econômico alugar um automóvel.
• Hospedagem: geralmente é melhor ficar num hotel próximo ao evento, de preferência um de onde se pode ir a pé ao evento. Se o evento é em local que faz parte de um hotel, esse é sem dúvida o mais fácil, mas pode não ser o mais econômico, especialmente se a reserva for feita em cima da hora.
• Comunicação: saiba como seu pessoal poderá se comunicar com a empresa no Brasil e como eles podem ser encontrados por telefone, fax e/ou e-mail.
• Documentação pessoal: certifique-se de que cada representante tem passaporte, visto para entrar nos EUA e outros documentos necessários. Geralmente o melhor é ter uma cópia de cada um desses documentos guardada em local separado - ajuda muito em caso de extravio de documentos.
• Dinheiro: cada pessoa deve saber quais despesas deve pagar (com cartão internacional ou em espécie), e quais despesas são pagas diretamente pela empresa.
• Emergências: cada pessoa deve saber como agir em caso de necessidade de serviços de emergência. Recomendamos que cada pessoa do Brasil que venha aos EUA obtenha um seguro-saúde internacional válido durante a viagem.